نبذة عن مكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية

– يعتبر مكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية سلطة إدارية عليا منوط بها تمرير وتطبيق القوانين والتعليمات السارية وجهة رقابية راصدة لمراكز نشوء القرار ونواة لمتابعة عملية التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة على الموارد المادية والبشرية للمؤسسة بغية الوصول إلى أفضل النتائج بأقصر الطرق من اجل الارتقاء بالمؤسسة التعليمية المعطاء.

رؤية المكتب :

يسعى مكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية بأنه يكون من أفضل المكاتب المشهود لها بالشفافية والنزاهة والرصانة والتميز في شتى المجالات.

رسالة المكتب :

يعنى مكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية إلى خلق إدارة متميزة وناجحة على وفق المعايير وتأهيل موظفين يمتلكون مهارات إدارية وتربوية وأخلاقية تحقق التميز للجامعة كما يعمل المكتب على تقديم أفضل الخدمات للمؤسسة والمنتسبين وتغليب المصلحة العامة على المصلحة الشخصية.

أهداف المكتب :

1- اعداد كوادر مؤهلة إداريا وفنياً وأخلاقيا في مفاصل المعرفة المختلفة.

2- التحسين والتطوير المستمر للمهارات والقدرات الإدارية والفنية للارتقاء بمستوى اداء جميع العاملين في المكتب.

3- توفير بيئة عمل متميزة للموظفين تبعث على الطمأنينة وتوفر فرص الإبداع والابتكار.

4- تطبيق معايير الجودة.

مكتب مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية يتكون من :

– مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية (السيرة الذاتية)

– مدير المكتب

– موظفي المكتب

العدد الفعلي لموظفي المكتب يبلغ (12) موظف على النحو التالي :

 

أسماء موظفي المكتب :

اسعد بدر جاسم/ مدير المكتب

الأعمال :

– إدارة المكتب والتنظيم والتخطيط والتوجيه والإشراف على سير عمل الموظفين بحسب طبيعة عمل كل منهم وبما ينسجم مع اللوائح والتعليمات بغية الوصول إلى الهدف          .

– استلام التعليمات والتوجيهات الصادرة من المسؤول المباشر وعكسها على كادر المكتب والأقسام التابعة لدائرتنا أما وثائقياً أو هاتفياً تماشياً مع أولويتها مع مراعاة الاختصاص الوظيفي.

– إقامة الاجتماعات لموظفي المكتب والوقوف على معوقات سير العمل وتذليل العقبات وايجاد الحلول   والكفيلة لحلها.

– الاستماع إلى المراجعين وإتاحة الفرصة أمامهم لطرح مشاكلهم والسعي حثيثاً لخدمتهم.

– تنظيم المقابلات والزيارات للسيد المساعد الإداري ولمختلف الشرائح والثقافات.

– العمل على إظهار المكتب بأبهى صورة لائقة ومشرفة كونه بوابة انطلاق السلم الهرمي الإداري بهدف الارتقاء بالمؤسسة التعليمية.

– أعمال أخرى اكلف بها من قبل المسؤول المباشر.

علي حميد جلاب :

– القيام بمهام مدير المكتب في حال تمتعه بإجازة.

– أعمال الصيانة

– أعمال أخرى وواجبات متفرقة اكلف بها.

اسيل حسن عسكر :

– تحرير كتب المكتب الموجهة إلى دوائر الجامعة وخارج الجامعة.

– تدقيق وتسجيل البريد الوارد والصادر للأقسام القانونية والمالية وشعبة المصروفات وأرشفة بريد الشؤون القانونية الصادر.

إبراهيم حامد خلف :

– استلام وتسجيل وتدقيق وأرشفة وإحالة بريد العقود الحكومية والتدقيق وبريد الهندسية + الأقسام وبريد متفرق.

– متابعة جميع الإجابات المتأخرة مع اقسم ومراكز ومدراء الرئاسة.

– استلام ذمة بريد الأرشيف

– متابعة جميع إجابات الأقسام فيما يخص الإحصائيات، الإجازات، المصروفات والصندوق وموقف الآليات كل حسب اختصاصه وأعمال اكلف بها من قبل مدير المكتب.

مسار نجم عبد الله :

– تسجيل بريد الأرشيف + أمانة مجلس الجامعة + المساعد العلمي + بريد المتفرقة.

– أرشفة البريد قبل الإحالة

– حفظ جميع الكتب الواردة من جميع الأقسام والشعب.

– تسجيل بريد الإجابات وبريد الوزارة قبل التسليم.

فاطمة كاظم سالم :

– طباعة الكتب الرسمية للمكتب

– الأرشفة الالكترونية للكتب الصادرة من المكتب

– متابعة ايميل السيد المساعد الإداري

– انجاز التقييم الالكتروني لموظفي المكتب

– انجاز الإحصاء الجامعي لموظفي المكتب

– انجاز تقارير حركة واقع التشغيل لموظفي المكتب

– انجاز قرص التوقيفات التقاعدية لموظفي المكتب

– أعمال أخرى اكلف بها من قبل السيد مدير المكتب والمسؤول المباشر

اسماعيل كاظم اسحاق :

– استلام بريد قسم الشؤون الإدارية/ الاطلاع، توقيع المساعد، توقيع رئيس الجامعة وتدقيقه وعرضه على مدير المكتب.

– تسليم قسم الشؤون الإدارية البريد المنجز بعد إدخال كافة الإجراءات في السجلات الخاصة بالبريد.

– استلام بريد شعبة المتابعة والتنسيق وتدقيقه وعرضه على مدير مكتب المساعد الإداري.

– استلام بريد المساءلة والعدالة المرسل من قبل اللجنة المحلية للمساءلة والعدالة وعرضه على انظار المساعد الإداري.

– متابعة انجاز بريد المساءلة والعدالة واصدار التعاميم بذلك سواء للكليات أو المراكز أو المديريات ومتابعة ورود الإجابات.

– تحديث جدول بإجابات الكليات الخاص بالتعهدات وجداول المعلومات ومن ثم إجابة اللجنة المحلية للمساءلة والعدالة بذلك.

ايمان محسن حسن :

– العمل على منظومة الأنترانيت

– انشاء وتحديث وتعديل البرامج

– أرشفة الكترونية عند التكليف

– جرد الإجازات الاعتيادية للمنتسبين

– الإحصائيات الإدارية وتحديث المتغيرات

– الإحصائيات المالية وتحديث المتغيرات

سالي عبد الجليل محمد :

– انجاز الكتب والتعاميم الرسمية الصادرة من المكتب وتوزيعها على دوائر الجامعة المختلفة.

– عمل إحصائيات للكتب والتعاميم الصادرة لغرض توحيدها.

– انجاز تعميم الكليات     إحصائية موحدة.

– إحالة المداولات بعد انجازها أو حفظها ورقياً والكترونياً.

– وارد وصادر بريد مكتب رئيس الجامعة.

– البحث عن الأوليات وربطها عند الحاجة إليها.

سوزان سركيس ارداشيس اتانوس

بكالوريوس / ادارة اعمال/ معاون ملاحظ فني / الوارد العادي

هبة فلاح هادي : إجازة دراسية

 

إيناس محمد رضا عباس : إجازة رعاية

 

هبة هاشم عبد الخالق كشكول : إجازة أمومة