شعبة شؤون الطلبة لكلية الادارة والاقتصاد

 

التوصيف الوظيفي لشعبة شؤون الطلبة

التوصيف الوظيفي لشعبة شؤون الطلبة : تهتم الشعبة بكافة شؤون الطلبة المستمرين بالدراسة
والخريجين ( التسجيل ، القبول ، الوثائق ،….).

 

ملاك الشعبـــــــة :

  • مشرف شؤون الطلبة.
  • مدير شعبة شؤون الطلبة.
  • البريد والأرشيف وصحة الصدور و الطباعة والهويات.
  • وحدة التسجيل الدراسات الصباحية.((الأقسام- الاحصاء، الاقتصاد، العلوم المالية والمصرفية ، إدارة الإعمال ، المحاسبة ))
  • وحدة التسجيل الدراسات المسائية. ((الأقسام- الاحصاء، الاقتصاد، العلوم المالية والمصرفية ، إدارة الإعمال ، المحاسبة ))
  • وحدة الوثائق .
  • وحدة الأرشفة الالكترونية . .

 

  • مشرف شعبة شؤون الطلبة

أولا//المسؤوليات:-
      1. الأشراف ومتابعة أعمال الوحدات الموجودة في الشعبة ومتابعة سير الإعمال والدوام بما يكفل تحقيق مهام وواجبات الوحدات .
  1. تهيئة وتوفير وطبع المستمسكات المطلوبة لملفات القبول وهويات الطلبة بالعدد الكافي.(ملفات الصباحي والمسائي،استمارة هوية، استمارة تعهد ،هوية الطالب………الخ ).
  2. متابعة سير الإعمال للجان المشكلة داخل الشعبة .
  3. متابعة إتلاف هويات الطلبة المتخرجين أو المنتهية نفاذها.
  4. التنسيق مع الأقسام العلمية بكافة الأمور المتعلقة بالطلبة(طلب درجات ، سيرة دراسية ….الخ)
  5. استقبال الطلبة والإجابة على استفساراتهم المتعلقة بقضاياهم الإدارية.
  6. متابعة إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالطلبة (النقل ،الترقين ،الاستضافة ،……………الخ).
ثانيا// الصلاحيات :-
  1. التوصية بمنح الإجازات الاعتيادية لمنتسبين الشعبة .
  2. التوقيع على استمارة الترفيع والعلاوة السنوية  لمنتسبي الشعبة
  3. توجيه الاستفسارات ورفع التوصية بشان غياب منتسبين الشعبة لمعاون العميد للشؤون الإدارية .
  4. التوصية بتشكيل اللجان داخل الشعبة .
  5. التوصية بتوجيه كتب الشكر والتقدير والمكافآت لمنتسبين الشعبة
  6. تقسيم وتنظيم العمل بين منتسبين الشعبة وواجبات ومسؤوليات كل منتسب وتقديم ذلك بمذكرة لمعاوني العميد للشؤون العلمية والإدارية
  7. التوقيع على كتب التأييد باستمرارية الطالب بالدراسة لمختلف الدوائر وطلب تزويد الطالب بوثيقة الإعدادية من قبل مديريات التربية لإغراض التسجيل أو التدقيق .
  8. التهميش على الكتب الخاصة بالقضايا الطلابية (النقل ،الاستضافة، الانسحاب ،الوثائق ،التأجيل،……الخ) لغرض توقيعها من قبل السيد معاون العميد للشؤون العلمية .
  9. التوقيع على وثيقة التخرج بأنواعها( عادية بالمعدل او بالدرجات –عربي وانكليزي).
  10. التوقيع على استمارة صحة الصدور بالنسبة للوثائق الصادرة من كليتنا ومن ثم إصدار كتاب رسمي (سري) بتوقيع معاون العميد للشؤون العلمية يؤيد صحة الصدور .

أما المؤهلات الواجب توافرها في شاغل هذا النشاط

• الشهادة / ماجستير فأعلى .

 

  • مدير شعبة شؤون الطلبة :

  1. التوقيع على كتب التأييد الخاصة باستمرارية الطالب بالدراسة بالإضافة إلى توقيع المشرف .
  2. التوقيع منفردا على إحالة الطلبة إلى العيادات الصحية .
  3. متابعة البريد الرسمي والإجابة عليه الخاص بشعبة الشؤون .
  4. يخول من قبل المشرف بالتوقيع والقيام بإعمال مشرف الشعبة في حالة عدم تواجد المشرف .وبكتاب رسمي( أمر إداري).
  5. متابعة انجاز هويات الطلبة والإشراف على سجل الهويات .
  6. المخول الرسمي لمتابعة صحة الصدور لوثائق الطلبة للدراسة الإعدادية ومراجعة قسم شؤون الطلبة في الجامعة ووزارة التعليم العالي .

أما المؤهلات الواجب توافرها في شاغل هذا النشاط

• الشهادة / بكالوريوس

 

  • البريد والأرشيف وصحة الصدور.

 

  • وينحصر عمل الموظف المسؤول عن البريد  باستلام وتسليم البريد الخاص بالشعبة داخل الكلية .وكذلك تسليم واستلام البريد من قسم شؤون الطلبة في الجامعة
  • أما المؤهلات الواجب توافرها في شاغل هذا النشاط
  • وينحصر عمل الموظف المسؤول عن الأرشفة بحفظ أضابير الطلبة الخريجين وعزلها حسب نوع الدراسة والقسم العلمي وسنة التخرج .

 

  • صحــة الصــدور

وينحصر عمل الموظف المسؤول عن صحة الصدور بما يلي:

  •  تحضير الاضباره العائدة للخريج وفق الكتاب المرسل من الجهة المعنية .
    • فحص وثيقة الطالب المرسلة المرفقة مع الكتاب الرسمي ومطابقتها مع النسخه المحفوظة لدينا من حيث مطابقة المعلومات الواردة فيها مع الأوليات المتوفرة لدينا
    • الاجابه على كتاب صحة الصدور في حالة مطابقة الوثيقة المرفقة  في الكتاب المرسل ألينا مع الوثيقة الموجودة لدينا في اضبارة الخريج .
    •  بعد التدقيق ترسل إلى السيد معاون العميد للشؤون العلمية لغرض التوقيع .
    •  ترسل بالبريد الرسمي بظرف مختوم وبدرجة من الكتمان السري وترسل أيضا إلى رئاسة الجامعة / قسم شؤون الطلبة لغرض مخاطبة الجهة الطالبة لصحة الصدور.
  • الطابعة : حيث ينحصر عمل الموظفين المكلفين بالطباعة بطبع كافة الكتب والأوامر الإدارية وجميع المحررات الأخرى التي تصدر من شعبة شؤون الطلبة وللدراستين الصباحية والمسائية.

4- وحدة التسجيل للدراسات الصباحية

المهام المكلفة بها الوحدة
  1. استلام قوائم القبول المركزي للطلبة وإعلانها للطلبة .
  2. تشكيل لجنة لاستقبال وتسجيل الطلبة من موظفي الوحدة بتوصية من مشرف الشعبة .( بتنظيم كافة المستمسكات المطلوبة من الطالب لغرض التسجيل ومطابقة اسم الطالب مع قوائم القبول )
  3. التنسيق مع العمادة والأقسام العلمية عن طريق مشرف شؤون الطلبة لغرض توزيع الطلبة حسب معدلاتهم على الأقسام العلمية في الكلية.
  4. أعداد القوائم النهائية للطلبة المقبولين وحسب الأقسام العلمية لغرض إصدار الأمر الإداري الخاص بالقبول .وإرسال نسخة من الأمر إلى الأقسام العلمية كافة .
  5. تحرير وطباعة الأوامر الخاصة بالقضايا الطلابية (القبول ،إلغاء القبول ، النقل ،ترقين القيد ،الانسحاب،التأجيل ،…..الخ).
  6. متابعة وتنظيم الأضابير الخاصة بالطلبة المستمرين وإكمال كافة المستمسكات والمعلومات المطلوبة والنواقص التي تخص الطلبة وخاصة الطلبة المنقولين لكليتنا .وذلك من خلال مسؤولي الأقسام داخل الوحدة .
  7. مطابقة السيرة الدراسية للطلبة المستلمة من الأقسام العلمية ، بالإضافة إلى أي إحصائية عامة لغرض متابعة حالات الطالب الدراسية، وذلك من خلال مسؤولي الأقسام داخل الوحدة .
  8. تنظيم الأضابير الخاصة بالطلبة المرقنين :ويتم بعزل أضابير الطلبة المرقنين في مكان خاص (الأرشفة) وتنظم تلك الأضابير وفق الأقسام العلمية ونوع الدراسة وسنة الترقين سواء كانت صباحية أم مسائية .
  9. تنظيم البريد الخاص بوحدة التسجيل .

5- وحدة التسجيل للدراسات المسائية

المهام المكلفة بها الوحدة.
  1. تشكيل لجنة لاستقبال وتسجيل الطلبة من قبل موظفي الوحدة ، وذلك بتنظيم المستمسكات المطلوبة من الطالب لغرض التسجيل بتوصية من المشرف .
  2. التنسيق مع العمادة والأقسام العلمية عن طريق مشرف شؤون الطلبة لغرض توزيع الطلبة حسب معدلاتهم على الأقسام العلمية في الكلية.
  3. أعداد القوائم النهائية للطلبة المقبولين وحسب الأقسام العلمية لغرض إصدار الأمر الجامعي الخاص بالقبول .وإرسال نسخة من الأمر إلى الأقسام العلمية كافة .
  4. تحرير وطباعة الأوامر الخاصة بالقضايا الطلابية (القبول ،إلغاء القبول ، النقل ترقين القيد ،الانسحاب ،التأجيل ،…..الخ).
  5. متابعة وتنظيم الأضابير الخاصة بالطلبة المستمرين وإكمال كافة المستمسكات والمعلومات المطلوبة والنواقص التي تخص الطلبة  .وذلك من خلال مسؤولي الأقسام داخل الوحدة .
  6. عمل السيرة الدراسية للطلبة ومطابقتها مع الأقسام العلمية ، بالإضافة إلى أي إحصائية عامة لغرض متابعة حالات الطالب الدراسية، وذلك من خلال مسؤولي الأقسام داخل الوحدة .
  7. تنظيم الأضابير الخاصة بالطلبة المرقنين :ويتم بعزل أضابير الطلبة المرقنين في مكان خاص (الأرشفة) وتنظم تلك الأضابير وفق الأقسام العلمية ونوع الدراسة وسنة الترقين سواء كانت صباحية أم مسائية .
  8. تنظيم البريد الخاص بوحدة التسجيل المسائي .

 

6- وحــــــدة الوثائــــق

المهام المكلفة بها الوحدة
  • إصدار وثائق تخرج اعتيادية من دون درجات :
  • اصدار وثائق تخرج بالدرجات (عربي+انكليزي).

 

  1. وحدة الأرشفة الالكترونية .

ويكون مهام هذه الوحدة بإدخال معلومات الطلبة من الأضابير الخاص بهم وإدخال الدرجات النهائية لهم من خلال سجلات الدرجات (الماستر شيت) ضمن برنامج الكتروني خاص ..
وكذلك حفظ سجلات الدرجات الكترونيا بعد تصويرها .

8.الهويات

  • إصدار الهويات الخاصة بالطلبة في بداية العام الدراسي
يتم إصدار الهوية  بعد تقديم طلب خاص من قبل الطالب وفق استمارة خاصة معده مسبقا .

 

 العودة الى الصفحة الرئيسية