مكتب رئيس الجامعة

مدير مكتب رئيس الجامعة :-

يتصل مدير مكتب رئيس الجامعة بالسيد رئيس الجامعة مباشرة ويمارس الصلاحيات المخوّلة له من السيد رئيس الجامعة ويقوم بالأشراف على سير وتنظيم العمل في المكتب بشعبه المختلفة ومخاطبة الكليات والمراكز واقسام الجامعة ضمن حدود الصلاحيات المخولة له.

التوصيف الوظيفي وعمل مكتب رئيس الجامعة

يتولى مكتب رئيس الجامعة تنفيذ المهام الموكله اليه من قبل السيد رئيس الجامعة بحكم ارتباطه المباشر معه ، وباعتباره الجهة التنفيذية والتوجيهية.يترأس مكتب رئيس الجامعة مدير مكتب ويتمتع بالصلاحيات التي يتمتع بها رؤساء الاقسام الادارية في الجامعة يضاف إليها المهام الاتية:-

1-تنظيم مقابلات السيد رئيس الجامعة.
2- مواعيد السيد رئيس الجامعة (حضور النشاطات او المؤتمرات او الزيارات).
3- مرافقة السيد رئيس الجامعة في بعض الزيارات والنشاطات التي يكون حضوره ضرورياً للتنسيق والمتابعة.

وفيما يلي الوحدات الادارية للمكتب مصنفة كلاً حسب عمله:-

1-القلم السري:-

يكون مسؤولاً عن الصادر السري لرئاسة الجامعة واقسامها وكذلك الوارد الوزاري السري والمراسلات السرية القادمة من الوزارات والدوائر الأخرى.يضاف إليه الوارد الداخلي المرسل من قبل الكليات والمراكز والمديريات والاقسام عن طريق شعبة الارشيف إلى ذلك يتولى ارشفة وحفظ البريد السري في امكان حيث لا يمكن تسريب المعلومات السرية من خلالها او اختراقها ويعمل في هذه الوحدة موظفون اكفاء على قدر من المسؤولية والحرص .حيث يبلغ الكادر الوظيفي (3) موظفين.

2- الوارد العادي

تتولى هذه الوحدة نفس مهام القلم السري عدا أنّ المرسلات الواردة اليه علنية وليست سرية. وتتولى أرشفة البريد الوارد من الوزارة او الوزارات والدوائر الاخرى والكليات والمراكز والمديريات والأقسام وبالتعاون مع القلم السري والصادر العادي . وتوزيع البريد على الأقسام والمديريات والأقسام عن طريق شعبة الارشيف .يبلغ عدد الكادر الوظيفي (2) موظَفين إثنَين.

3-الصادر العادي:-

تتولى هذه الوحدة تنسيق وترتيب وتسجيل الكتب الصادرة في رئاسة الجامعة بجميع أقسامها وارشفتها مع الاوليات الملحقة بها وحفظها في الاماكن او المحافظ الخاصة بها إذ يتطلب عمل هذه الوحدة الدقة والترتيب والتنظيم .يبلغ عدد الكادر الوظيفي (1) موظفة واحدة فقط .

4-المتابعة والمراسلات :-

تتولى هذه الوحدة ما يأتي:-
أ‌- متابعة جميع الكتب الواردة والصادرة سواء منها السرية والعادية ومن جميع الجهات (الوزارة ، الوزارات ، الجهات الرسمية الاخرى ، اقسام ومديريات الجامعة والكليات) إذ تتابع المراسلات كلاً على حدة سواء منها السري او العادي بحسب السقف الزمني المحدد لكل مراسلة. وخاصة الكتب المستعجلة والفورية.
ب‌- تحرير الكتب الرسمية ومتابعتها فضلاً عن جميع المراسلات الاخرى
ج- تنظيم البريد اليومي للسيد رئيس الجامعة وكذلك توزيعه على وحدات المكتب بعد تهميشه من السيد رئيس الجامعة.
د-تنفيذ الكتب الواردة من مكتب معالي الوزير او مكتب المستشار او المفتش العام وتوزيعها كلّ بحسب اختصاصه.

يعمل في هذه الوحدة موظفة واحدة بالتعاون مع موظفات القلم السري والوارد العادي.

5- الطباعة الألكترونية:-

تتولى هذه الوحدة طباعة جميع الكتب الصادرة عن المكتب (السرية والعادية) فضلاً عن التقارير والاحصائيات وقواعد البيانات والارشفة الالكترونية بالمكتب يعمل في هذه الوحدة (3) موظفين.

6- السكرتارية:-

يتولى المهام الاتية :-
1- تنظيم دخول المراجعين الى مدير المكتب.
2- تنظيم المقابلات خلال أيام المقابلات.
3- مسك سجل المقابلات يراجع بصورة دورية.
4- أرشفة استمارات المقابلات
5- يقوم بالمهمة موظف واحد منذ تعيينه قبل (10) سنوات.

التوصيف الوظيفي:-

1- يتولى الوارد السري (الوزاري والداخلي) موظفتان تحملات شهادة البكالوريوس ولهما خدمة تتراوح بين (4-9) .
2- الصادرة السري يتولى المسؤول عن الصادر السري موظفة تحمل شهادة بكالوريوس في الإدارة والاقتصاد .
3- الأرشفة الألكترونية يعمل في هذه الوحدة موظفة تحمل شهادة الدبلوم في الادارة.

2-الوارد العادي :-

أ‌- يعمل في هذه الوحدة موظفان يصنفان كالاتي:-
اولاً:- موظفة تحمل شهادة البكالوريوس وتحمل عنوان (معاون ملاحظ) .
ثانياً:- موظفة تحمل شهادة الدراسة الابتدائية وحيث لها خدمة في الجامعة اكثر من (15)سنة.

3-الوارد الوزاري العادي:-

تعمل فيه موظفة تحمل شهادة البكالوريوس تتولى ترتيب الأولويات وتنظيم البريد الوزاري .

5-المتابعة والمراسلات :-

تتولّى هذه الوحدة موظفة حاصلة على شهادة البكالوريوس في الادارة وتحمل عنوان (مدير أقدم) تتولى في بعض الأحيان مهام مدير المكتب.

6-الطباعة الالكترونية:-

ينضم الى هذه الوحدة ثلاث موظفات يصنفون كالاتي:-
اولاً:- (2) موظفات يحملن شهادة البكالوريوس في :-
1-علوم الحاسبات.
2-اللغة الانكليزية .

ثانياً:-موظفة تحمل شهادة الدبلوم الفني تقوم بالطباعة بالاضافة الى الارشفة الالكترونية.